Privacyverklaring

1. WIE ZIJN WIJ?

AssetCentrum V.O.F. is een digitaal bemiddelingsplatform voor asset management en compliance monitoring. Wij brengen Asset Eigenaren, Asset Beheerders en Dienstverleners (zoals inspectiebedrijven) met elkaar in contact en faciliteren het beheer van asset-gerelateerde informatie.

Contactgegevens:

• Bedrijfsnaam: AssetCentrum V.O.F.
• KvK-nummer: 98431854
• Vestigingsnummer: 000063597462
• Adres: IJsselstraat 38, 7333HN Apeldoorn
• E-mail: info@assetcentrum.nl
• Website: www.assetcentrum.nl

AssetCentrum is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring, tenzij anders aangegeven.

2. VOOR WIE IS DEZE PRIVACYVERKLARING?

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle personen van wie AssetCentrum persoonsgegevens verwerkt, waaronder:

• Bezoekers van onze website (www.assetcentrum.nl)
• Gebruikers van ons Platform, bestaande uit:
  • Asset Eigenaren (bedrijven die assets beheren)
  • Asset Beheerders (professionals zoals gebouwbeheerders, assurantietussenpersonen)
  • Dienstverleners (inspectiebedrijven, keuringsinstellingen)
• Contactpersonen bij bovenstaande organisaties
• Personen die contact met ons opnemen (via e-mail, telefoon of contactformulier)

3. WELKE PERSOONSGEGEVENS VERWERKEN WIJ?

AssetCentrum verwerkt verschillende categorieën persoonsgegevens, afhankelijk van uw relatie met ons:

3.1. Van alle gebruikers verzamelen wij:

Categorie	Voorbeelden
Identificatiegegevens	Voor- en achternaam, functie/rol
Contactgegevens	E-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsadres
Bedrijfsgegevens	Bedrijfsnaam, KvK-nummer, vestigingsadres
Accountgegevens	Gebruikersnaam, wachtwoord (versleuteld), toegangsrechten
Technische gegevens	IP-adres, browsertype, inloggeschiedenis, 2FA-gegevens

3.2. Van Asset Eigenaren verzamelen wij ook:

• Asset-gegevens:
  • Algemene informatie (naam asset, locatie, type)
  • Technische informatie (oppervlakte, bouwjaar, specificaties)
  • Compliance-gegevens (inspectiedata, certificaten, garantiebewijzen)
  • Custom informatie (door gebruikers toegevoegde velden)
• Financiële gegevens: Facturatie-informatie, betalingsgegevens, BTW-nummer
• Communicatie: E-mails, supportverzoeken, notificatie-voorkeuren

3.3. Van Asset Beheerders verzamelen wij ook:

• Zakelijke informatie vergelijkbaar met Asset Eigenaren
• Relatie met Asset Eigenaren (welke assets zij mogen beheren)
• Professionele certificeringen of kwalificaties (indien relevant)

3.4. Van Dienstverleners verzamelen wij ook:

• Bedrijfsgegevens: Certificaten, vergunningen, verzekeringen
• Inspectierapporten: Documenten met daarin mogelijk handtekeningen en contactgegevens van inspecteurs
• Offerte-informatie: Prijzen, beschikbaarheid, specialismen

4. WAAROM VERWERKEN WIJ UW GEGEVENS?

AssetCentrum verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

4.1. Levering van onze diensten

• Het faciliteren van ons Platform voor asset management en compliance monitoring
• Het bemiddelen tussen Asset Eigenaren, Asset Beheerders en Dienstverleners
• Het versturen van notificaties en herinneringen over inspecties en vervaldata
• Het opslaan en beschikbaar stellen van inspectierapporten en certificaten
• Het beheren van toegangsrechten en gebruikersaccounts

4.2. Uitvoering van de overeenkomst

• Het verwerken van uw registratie en accountbeheer
• Het verlenen van klantenservice en technische ondersteuning
• Het verwerken van betalingen en facturatie
• Het uitvoeren van de Verwerkersovereenkomst (indien van toepassing)

4.3. Communicatie

• Het beantwoorden van vragen en supportverzoeken
• Het versturen van belangrijke mededelingen over uw account of wijzigingen in onze diensten
• Het versturen van notificaties die u heeft geactiveerd

4.4. Beveiliging en fraudepreventie

• Het waarborgen van de veiligheid en integriteit van ons Platform
• Het detecteren en voorkomen van misbruik, fraude en ongeautoriseerde toegang
• Het voldoen aan wettelijke bewaarplichten

4.5. Verbetering van onze diensten

• Het analyseren van het gebruik van ons Platform om functionaliteit te verbeteren
• Het oplossen van technische problemen en bugs

4.6. Naleving van wettelijke verplichtingen

• Voldoen aan fiscale en boekhoudkundige verplichtingen
• Naleving van wet- en regelgeving (zoals de AVG)
• Medewerking aan gerechtelijke procedures indien vereist

5. OP WELKE GRONDSLAGEN VERWERKEN WIJ GEGEVENS?

AssetCentrum verwerkt persoonsgegevens op basis van de volgende wettelijke grondslagen:

Grondslag	Doeleinden
Uitvoering overeenkomst (Art. 6 lid 1 sub b AVG)	• Levering van Platform diensten • Accountbeheer • Klantenservice • Facturatie en betalingen
Wettelijke verplichting (Art. 6 lid 1 sub c AVG)	• Fiscale bewaarplicht (7 jaar) • Naleving AVG • Boekhoudkundige verplichtingen
Gerechtvaardigd belang (Art. 6 lid 1 sub f AVG)	• Beveiliging en fraudepreventie • Verbetering van diensten • Analyse van platformgebruik • Bedrijfsvoering en administratie
Toestemming (Art. 6 lid 1 sub a AVG)	• Marketing communicatie (indien van toepassing) • Optionele notificaties

Let op: Voor toestemming geldt dat u deze te allen tijde kunt intrekken. Dit laat de rechtmatigheid van de verwerking op basis van toestemming vóór de intrekking onverlet.

6. HOE LANG BEWAREN WIJ UW GEGEVENS?

AssetCentrum bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, of zolang wettelijk verplicht. De volgende bewaartermijnen zijn van toepassing:

Gegevenscategorie	Bewaartermijn	Reden
Accountgegevens	Duur overeenkomst + 30 dagen	Grace period voor eventuele data-opvraging
Financiële gegevens (facturen, betalingen)	7 jaar na boekjaar	Fiscale bewaarplicht
Inspectierapporten en certificaten	7 jaar na datum inspectie	Compliance, aansprakelijkheid, wettelijke vereisten
Asset-gegevens	Duur overeenkomst + 30 dagen	Dienstverlening
Communicatie en support	Duur overeenkomst + 2 jaar	Geschillenbeslechting, klantenservice
Technische logs (IP-adressen, inloggeschiedenis)	90 dagen	Beveiliging en fraudepreventie
Marketing communicatie	Tot opt-out of 2 jaar inactiviteit	Toestemming

Na beëindiging van uw account:

• Binnen 30 dagen kunt u nog een verzoek indienen voor export of inzage van uw gegevens
• Na 30 dagen worden accountgegevens en asset-gegevens permanent verwijderd
• Financiële gegevens en inspectierapporten worden langer bewaard vanwege wettelijke verplichtingen

7. MET WIE DELEN WIJ UW GEGEVENS?

AssetCentrum deelt uw persoonsgegevens niet met derden, behalve in de volgende gevallen:

7.1. Binnen het Platform (functionaliteit)

• Asset Eigenaren kunnen gegevens delen met door hen aangewezen Asset Beheerders
• Dienstverleners krijgen toegang tot relevante asset-informatie voor opgedragen werkzaamheden
• Inspectierapporten worden beschikbaar gesteld aan Asset Eigenaren en hun Asset Beheerders

7.2. Hosting en technische dienstverleners

• Odoo.sh (hosting platform, servers in West-Europa) - als verwerker
• TransIP / Microsoft (e-mailvoorziening) - als verwerker

7.3. Betaaldienstverleners

• Mollie (online betalingen)
• Stripe (online betalingen)
• Banken (SEPA, bankoverschrijvingen)

Deze partijen verwerken alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor betalingsverwerking.

7.4. Wettelijke verplichtingen

Wij kunnen persoonsgegevens delen indien dit wettelijk verplicht is, bijvoorbeeld:

• Op bevel van een bevoegde autoriteit (politie, justitie)
• Bij fiscale controles door de Belastingdienst
• Bij gerechtelijke procedures

7.5. Verwerkersovereenkomsten

Met alle partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken (zoals Odoo.sh), hebben wij Verwerkersovereenkomsten gesloten conform artikel 28 AVG. Deze partijen mogen uw gegevens uitsluitend verwerken volgens onze instructies en niet voor eigen doeleinden.

8. BEVEILIGING VAN UW GEGEVENS

AssetCentrum neemt de beveiliging van uw persoonsgegevens zeer serieus. Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om uw gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, ongeautoriseerde toegang en onrechtmatige verwerking.

8.1. Technische beveiligingsmaatregelen

• Verplichte tweefactorauthenticatie (2FA) voor alle gebruikers
• Role-Based Access Control (RBAC) - gebruikers hebben alleen toegang tot gegevens waarvoor zij bevoegd zijn
• Encryptie:
  • Data in transit (HTTPS/TLS)
  • Data at rest (database encryptie)
• Beveiligde wachtwoorden: Wachtwoorden worden versleuteld opgeslagen (hashing)
• Firewalls en intrusion detection systemen
• Regelmatige beveiligingsupdates en patches
• Toegang uitsluitend op uitnodiging (geen open registratie)

8.2. Organisatorische maatregelen

• Toegang tot persoonsgegevens is beperkt tot medewerkers die deze nodig hebben voor hun werkzaamheden
• Medewerkers zijn gebonden aan geheimhouding
• Regelmatige training op gebied van privacy en beveiliging
• Incidentrespons procedure bij datalekken

8.3. Hosting en dataopslag

Uw gegevens worden opgeslagen op servers van Odoo.sh in West-Europa. Odoo.sh voldoet aan de hoogste beveiligingsnormen en is AVG-compliant. Uw gegevens worden niet opgeslagen buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

8.4. Datalekken

Ondanks alle voorzorgsmaatregelen kan een datalek nooit volledig worden uitgesloten. In het geval van een datalek dat waarschijnlijk resulteert in een hoog risico voor uw rechten en vrijheden, zullen wij:

• Dit binnen 72 uur melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens
• U direct informeren over de aard van het datalek en de genomen maatregelen
• Passende maatregelen nemen om verdere schade te voorkomen

9. COOKIES EN TRACKING

AssetCentrum volgt het cookiebeleid van Odoo, het platform waarop onze dienst draait.

9.1. Welke cookies gebruiken wij?

Wij gebruiken alleen functionele (noodzakelijke) cookies die strikt noodzakelijk zijn voor de werking van het Platform:

Cookie	Doel	Bewaartermijn
Session cookie	Ingelogd blijven tijdens gebruik	Sessie (tot uitloggen)
Security tokens	Beveiliging en CSRF-bescherming	Sessie
2FA cookies	Tweefactorauthenticatie	30 dagen

9.2. Wat gebruiken wij NIET?

• Geen tracking cookies van derden
• Geen Google Analytics of andere analytics tools
• Geen marketing cookies
• Geen social media cookies

Toestemming: Omdat wij alleen functionele cookies gebruiken die strikt noodzakelijk zijn voor de werking van het Platform, is geen aparte cookietoestemming vereist onder de ePrivacy richtlijn.

9.3. Cookies beheren

U kunt cookies beheren via uw browserinstellingen. Let op: het uitschakelen van functionele cookies kan de werking van het Platform belemmeren.

10. UW RECHTEN ONDER DE AVG

Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

10.1. Recht op inzage (artikel 15 AVG)

U heeft het recht om te weten of wij persoonsgegevens van u verwerken en, indien dat het geval is, om inzage te krijgen in die persoonsgegevens en aanvullende informatie over de verwerking.

10.2. Recht op rectificatie (artikel 16 AVG)

U heeft het recht om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren of aan te vullen. U kunt veel gegevens ook zelf aanpassen via uw accountinstellingen.

10.3. Recht op verwijdering / "recht op vergetelheid" (artikel 17 AVG)

U heeft het recht om uw persoonsgegevens te laten verwijderen wanneer:

• De gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld
• U uw toestemming intrekt (indien verwerking gebaseerd is op toestemming)
• U bezwaar maakt tegen de verwerking en er geen dwingende gerechtvaardigde gronden zijn
• De gegevens onrechtmatig zijn verwerkt

Let op: Dit recht is niet absoluut. Wij kunnen verplicht zijn bepaalde gegevens te bewaren vanwege wettelijke verplichtingen (bijv. fiscale bewaarplicht van 7 jaar).

10.4. Recht op beperking van de verwerking (artikel 18 AVG)

U heeft het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken wanneer:

• U de juistheid van de gegevens betwist (gedurende de verificatieperiode)
• De verwerking onrechtmatig is en u geen verwijdering wenst
• Wij de gegevens niet meer nodig hebben, maar u deze nodig heeft voor een rechtsvordering
• U bezwaar heeft gemaakt (gedurende de verificatie van onze gerechtvaardigde gronden)

10.5. Recht op dataportabiliteit (artikel 20 AVG)

U heeft het recht om de persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen, en om deze gegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen.

Let op: Dit recht geldt alleen voor gegevens die op basis van toestemming of uitvoering van een overeenkomst worden verwerkt en waarbij de verwerking geautomatiseerd plaatsvindt.

10.6. Recht op bezwaar (artikel 21 AVG)

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op grond van een gerechtvaardigd belang. Wij zullen de verwerking staken, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden kunnen aantonen die zwaarder wegen dan uw belangen.

10.7. Recht om toestemming in te trekken

Als de verwerking is gebaseerd op uw toestemming, heeft u het recht deze toestemming te allen tijde in te trekken. De rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking blijft onverlet.

10.8. Hoe kunt u uw rechten uitoefenen?

U kunt uw rechten uitoefenen door een verzoek te sturen naar:

• E-mail: info@assetcentrum.nl
• Post: AssetCentrum V.O.F., IJsselstraat 38, 7333HN Apeldoorn

Wij zullen uw verzoek binnen 1 maand beantwoorden. In complexe gevallen kunnen wij deze termijn met 2 maanden verlengen, waarvan wij u op de hoogte zullen stellen.

Verificatie: Om misbruik te voorkomen, kunnen wij u vragen om uw identiteit te verifiëren voordat wij uw verzoek behandelen.

10.9. Klacht indienen

Als u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens niet op de juiste manier verwerken, kunt u contact met ons opnemen. U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit:

Autoriteit Persoonsgegevens
Postbus 93374
2509 AJ Den Haag
Telefoon: 088 - 1805 250
Website: autoriteitpersoonsgegevens.nl

11. VERWERKERSOVEREENKOMST

Voor Asset Eigenaren die persoonsgegevens van derden (zoals werknemers, contactpersonen of klanten) via het Platform verwerken, treedt AssetCentrum op als verwerker in de zin van artikel 28 AVG.

11.1. Wanneer is een Verwerkersovereenkomst van toepassing?

Een Verwerkersovereenkomst is van toepassing wanneer u als Asset Eigenaar persoonsgegevens via ons Platform verwerkt. Dit kan het geval zijn bij:

• Contactgegevens van medewerkers die in asset-informatie worden opgenomen
• Namen en contactgegevens in documenten en rapporten
• Communicatie met betrokkenen via het Platform

11.2. Rollen en verantwoordelijkheden

Rol	Partij	Verantwoordelijkheid
Verwerkingsverantwoordelijke	Asset Eigenaar	Bepaalt doeleinden en middelen van verwerking. Verantwoordelijk voor rechtmatigheid en informatieverstrekking aan betrokkenen.
Verwerker	AssetCentrum	Verwerkt persoonsgegevens namens Asset Eigenaar volgens instructies. Zorgt voor passende beveiligingsmaatregelen.
Sub-verwerker	Asset Beheerder	Handelt namens Asset Eigenaar binnen verleende toegangsrechten.

11.3. Hoe wordt de Verwerkersovereenkomst geaccepteerd?

De Verwerkersovereenkomst wordt geaccepteerd tijdens de onboarding van uw account via een digitale checkbox. Deze acceptatie wordt gelogd met:

• Timestamp (datum en tijd)
• IP-adres
• Gebruikers-ID

Deze digitale acceptatie is juridisch gelijkwaardig aan een handtekening en volledig AVG-compliant.

11.4. Toegang tot de Verwerkersovereenkomst

De Verwerkersovereenkomst is te allen tijde beschikbaar:

• In uw accountinstellingen op het Platform
• Op verzoek per e-mail (info@assetcentrum.nl)
• Als ondertekende PDF-versie voor grote klanten (op aanvraag)

11.5. Voor eigen administratie

Voor de verwerking van persoonsgegevens ten behoeve van onze eigen administratie, accountbeheer en facturatie is AssetCentrum zelf verwerkingsverantwoordelijke. Deze verwerking wordt gedekt door deze Privacyverklaring.

12. WIJZIGINGEN IN DEZE PRIVACYVERKLARING

AssetCentrum kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. Redenen hiervoor kunnen zijn:

• Wijzigingen in wetgeving (zoals aanpassingen in de AVG)
• Veranderingen in onze dienstverlening
• Nieuwe technische mogelijkheden
• Wijzigingen in de wijze waarop wij persoonsgegevens verwerken

Kennisgeving van wijzigingen:

• Wijzigingen worden minimaal 30 dagen vooraf aangekondigd
• U ontvangt een melding via e-mail en/of via het Platform bij inloggen
• De meest recente versie is altijd beschikbaar op onze website
• De datum van laatste wijziging staat bovenaan dit document vermeld

Ingrijpende wijzigingen:
Bij substantiële wijzigingen die uw rechten en vrijheden kunnen beïnvloeden, vragen wij indien noodzakelijk opnieuw uw toestemming.

Recht om te stoppen:
Als u het niet eens bent met de wijzigingen, heeft u het recht om uw account te beëindigen voordat de wijzigingen in werking treden.

13. CONTACT EN VRAGEN

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan? Neem dan contact met ons op:

Wij streven ernaar uw vragen of verzoeken binnen 1 werkdag te beantwoorden, en binnen 1 maand volledig af te handelen.

Voor uitoefening van uw AVG-rechten:
Gebruik het e-mailadres info@assetcentrum.nl met als onderwerp "AVG-verzoek" en vermeld duidelijk welk recht u wilt uitoefenen.

VERSIEGESCHIEDENIS

Versie 1.0 - 1 oktober 2025

Eerste publicatie van de Privacyverklaring van AssetCentrum V.O.F.